Pierwsze miejsce zajmuje Pipedrive, drugie HubSpot CRM, trzecie Zoho CRM. Kolejność wynika z jednego kryterium: ile kosztuje sześć stanowisk w drugim roku i ile pracy trzeba włożyć, zanim system zacznie pilnować sprzedaży. Ceny i oceny sprawdziliśmy 14 sierpnia 2026.

Co porównujemy i dlaczego akurat w tej kolejności?

Ranking bez jawnego kryterium jest listą życzeń, więc kryterium podajemy na wejściu. Firma z tego zestawienia ma od dwóch do sześciu osób, które cokolwiek wpisują do systemu, nie ma informatyka i nie chce wynajmować wdrożeniowca. Liczą się trzy rzeczy, w tej wadze.

Pierwsza to rachunek w drugim roku, liczony dla wszystkich płatnych stanowisk, nie dla samych handlowców. Druga to droga do pierwszej działającej sprzedaży w systemie bez pomocy z zewnątrz. Trzecia to eksport danych, bo on wyznacza koszt wyjścia i tym samym cenę pomyłki.

Pipedrive stoi wyżej od pozostałych dwóch, bo jego rachunek w drugim roku liczy się z jednej stawki za stanowisko, bez opłaty wdrożeniowej i bez konieczności zgadywania, która wersja cennika obowiązuje. Do tego ma opisany warunkami eksport i taki układ ekranu, przy którym handlowiec zaczyna pracę bez szkolenia. HubSpot ma równie jawne stawki i tańsze wejście, ale drugi próg cenowy jest u niego stromy i przychodzi razem z jednorazową opłatą wdrożeniową. Zoho ma najniższą cenę licencji i najszerszy zakres, tylko że jego stawki bywają podawane w dwóch różnych wysokościach zależnie od źródła cennika, a oszczędność zamienia na czas osoby, która musi go ustawić.

Poza kryterium zostaje wygląd interfejsu i liczba integracji. Obie rzeczy da się obejrzeć w piętnaście minut na próbnym koncie, a żadna nie decyduje o tym, czy firma zostanie w systemie po roku.

Trzy pozycje obok siebie

Miejsce System Opinie użytkowników i ich podstawa Cena wejścia za stanowisko Dla kogo NIE
1 Pipedrive 4,3/5 - nasza średnia ważona z Capterry, Trustpilota i Google Play, policzona w recenzji z ponad 10 tysięcy opinii i ocen 14 EUR miesięcznie przy płatności rocznej, plan Lite firma bez budżetu na start i firma, dla której raportowanie jest warunkiem
2 HubSpot CRM 4,4/5 na G2 przy ponad 12 tysiącach opinii i 4,5/5 na Capterrze przy ponad 4400 0, plan darmowy do 1000 kontaktów i dwóch osób z prawem edycji trzeci handlowiec, baza powyżej tysiąca kontaktów, potrzeba automatyzacji na starcie
3 Zoho CRM 4,3/5 z 6989 opinii na Capterra Polska 0 dla trzech osób, potem od 12 do 14 EUR miesięcznie w planie Standard firma bez opiekuna systemu i firma, która chce wsparcia telefonicznego po polsku

Wszystkie liczby pochodzą z odczytu z 14 sierpnia 2026 i z naszych recenzji tych trzech systemów. Wynik 4,3/5 przy Pipedrivie to średnia ważona policzona przez nas z Capterry (4,5 z 3058 opinii), Trustpilota (4,4 z 3413 opinii) i Google Play (4,0 z 3570 ocen), rozpisana na składniki w recenzji tego systemu; przy HubSpocie i Zoho podajemy wyniki tak, jak stoją w serwisach z opiniami. Tych trzech liczb nie czytaj więc jako wspólnej skali - różni je zarówno sposób powstania, jak i zakres ocenianego produktu.

1. Pipedrive, gdy problem brzmi „gubimy tematy między ofertą a decyzją"

Ten system wygrywa na drugim kryterium i nie przegrywa na trzecim. Tablica szans sprzedaży z etapami do przesuwania jest tu całym produktem, a nie modułem doklejonym do bazy kontaktów. Zespół kilku osób wdraża go bez konsultanta, co widać w opiniach z Capterra Polska mocniej niż sam wygląd ekranu.

Eksport ma opisane warunki, a nie deklarację. Wychodzą z niego szanse sprzedaży, organizacje, osoby, produkty, aktywności, notatki i pliki, w formatach XLSX oraz CSV. Gotowy plik czeka na pobranie 28 dni. Notatki i aktywności zamawia się osobno od szans sprzedaży, więc powiązania odtworzysz ręcznie po drugiej stronie - i to jest realna cena wyjścia, którą warto znać przed importem.

Pierwsza wada to raportowanie. Otwiera listę wad w opiniach z Capterra Polska i wraca w tej samej formie: dane leżą w systemie, ale zestawienie łączące kontakt, firmę i wynik sprzedaży trzeba złożyć poza nim.

Druga wada to granice planów. Pełna synchronizacja poczty zaczyna się od planu Growth, czyli od 39 EUR za stanowisko miesięcznie przy płatności rocznej, wobec 14 EUR w planie Lite. Firma, która prowadzi całą sprzedaż mailem, nie kupuje tu dodatku, tylko przenosi cały zespół o plan wyżej.

Czterech handlowców startuje na planie Lite za 14 EUR od osoby. Po dwóch tygodniach okazuje się, że korespondencja z klientem nie wpina się sama do szansy sprzedaży. Rachunek rośnie z 56 do 156 EUR miesięcznie, bo na plan Growth przechodzi cały zespół, nie jedna osoba.

Pipedrive jest złym wyborem dla firmy, która chce jednej platformy na sprzedaż, marketing i obsługę po sprzedaży. Jest złym wyborem także wtedy, gdy raportowanie ma być warunkiem, a nie dodatkiem, oraz gdy szukasz systemu na stałe za darmo - darmowego planu tu nie ma. Pełny rozbiór znajdziesz w recenzji: Pipedrive i jego granice planów.

2. HubSpot CRM, gdy sprzedają dwie osoby i baza rośnie wolno

Drugie miejsce bierze się z jednej rzeczy: darmowy plan jest kompletnym narzędziem pracy, dopóki mieścisz się w jego limitach. Mieści 1000 kontaktów, dwie osoby z prawem edycji, jeden lejek transakcji i 2000 wiadomości marketingowych na miesiąc. Konto zakładasz bez rozmowy z handlowcem producenta, a historia kontaktu z klientem zapisuje się sama, bo wtyczki do poczty logują wiadomości przy właściwym rekordzie.

Kłopot zaczyna się przy trzech limitach naraz. Trzeci handlowiec nie mieści się w planie darmowym. Jeden lejek wystarcza firmie z jedną ścieżką sprzedaży, a przy podziale na nowe umowy i odnowienia zabraknie miejsca. Baza tysiąca kontaktów wyczerpuje się sama, bo wpadają do niej adresy z formularza i z importu.

Cena wyjścia z planu darmowego ma dwa progi, nie jeden. Plan Starter kosztuje w cenniku 20 dolarów za stanowisko miesięcznie i zdejmuje dopisek nadawcy z wiadomości; promocja dla nowych klientów schodzi z tą stawką do 7 dolarów przy rocznym zobowiązaniu, ale drugi rok liczy się już z ceny katalogowej. Plan Professional kosztuje 90 dolarów za stanowisko miesięcznie przy płatności rocznej i dokłada jednorazową opłatę wdrożeniową 1500 dolarów. Ten skok wraca w opiniach użytkowników jako główny zarzut wobec producenta, a firma, która potrzebuje automatyzacji na starcie, trafia na niego od pierwszego dnia.

Do rachunku dochodzi rzecz spoza cennika. Interfejs i baza wiedzy są po polsku, wdrożenie i wsparcie techniczne producenta prowadzone są po angielsku. Dla zespołu bez angielskiego to koszt, który trzeba doliczyć albo do czasu, albo do faktury wdrożeniowca.

HubSpot jest złym wyborem dla firmy z trzema i więcej osobami w sprzedaży od pierwszego dnia, dla firmy z bazą powyżej tysiąca kontaktów oraz dla tej, która chce reguł procesu przy starcie. Szczegóły limitów i drugiego progu rozpisaliśmy w recenzji: gdzie kończy się darmowy plan HubSpota.

3. Zoho CRM, gdy masz w firmie kogoś, kto to ustawi

Trzecie miejsce nie oznacza słabego produktu. Ocena 4,3/5 z 6989 opinii na Capterra Polska jest wysoka, a plan darmowy obejmuje trzech użytkowników zamiast dwóch. O trzecim miejscu nie decyduje więc opinia użytkowników, tylko droga do pierwszej działającej sprzedaży. Zakres funkcji za tę cenę jest tu największy z całej trójki, razem z aplikacją mobilną, która pokazuje w terenie to samo co ekran w biurze.

Ten system przegrywa na drugim kryterium, czyli na drodze do pierwszej działającej sprzedaży. Recenzja Sellwise podsumowuje go wprost jako skomplikowany, z wieloma rzeczami ukrytymi. Swoboda ustawień działa w obie strony: firma, która ma osobę pilnującą pól i etapów, dostaje system starzejący się razem z nią. Firma bez takiej osoby dostaje pola, których nikt nie wypełnia, i raporty, którym nikt nie ufa.

Druga rzecz to wsparcie. Kontakt z producentem idzie mailem, w dni robocze i po angielsku, a telefon przysługuje klientom płatnym. Obsługę po polsku kupuje się osobno u partnera wdrożeniowego i ten wydatek nie widnieje w cenniku licencji. Polska wersja językowa istnieje jako jedna z 25, ale tłumaczenie bywa niespójne.

Trzecia rzecz dotyczy samej ceny. Dwa niezależne zestawienia cenników podają dla tych samych edycji inne kwoty: 14, 23, 40 i 52 EUR w jednym, 12, 20, 35 i 45 EUR w drugim. Kwotą, która cię wiąże, jest ta z koszyka dla twojej liczby stanowisk.

Zoho jest złym wyborem dla firmy, która potrzebuje wsparcia telefonicznego po polsku w dniu awarii, dla zespołu bez opiekuna systemu po swojej stronie i dla firmy, której wystarczy prosta tablica szans sprzedaży. Pełna ocena wraz z warunkami eksportu jest w recenzji: Zoho CRM, ceny i opinie użytkowników.

Ile to kosztuje przy sześciu stanowiskach?

Sześć stanowisk to typowy rachunek małej firmy: czterech handlowców, właściciel i osoba z biura, która wystawia oferty. Kwoty poniżej wyliczyliśmy z cenników producentów odczytanych 14 sierpnia 2026, przy płatności rocznej. Walut nie przeliczamy, bo kurs jest twoim ryzykiem, nie częścią oferty.

System i plan Rachunek roczny za sześć stanowisk Co jeszcze dochodzi
Pipedrive Lite 1008 EUR pełna synchronizacja poczty dopiero od planu wyżej
Pipedrive Growth 2808 EUR dodatki rozliczane osobno, pozyskiwanie leadów od 32,50 EUR
HubSpot Starter 1440 USD wg cennika, 504 USD w pierwszym roku na stawce promocyjnej brak reguł procesu, te zaczynają się na planie Professional
HubSpot Professional 6480 USD plus 1500 USD opłaty wdrożeniowej w pierwszym roku roczne zobowiązanie, rezygnacja w połowie roku nie kończy płatności
Zoho Professional od 1440 do 1656 EUR, zależnie od źródła cennika wsparcie po polsku u partnera, poza cennikiem licencji

Dwa wnioski z tej tabeli są ważniejsze niż same kwoty. Wersje z regułami procesu dzieli od siebie kilkukrotność, a nie kilkanaście procent. I to nie liczba handlowców decyduje o rachunku, tylko liczba osób z prawem edycji.

Kiedy ta kolejność się odwraca?

Ranking obowiązuje dla firmy z dwiema do sześciu osób w systemie. Poza tym zakresem zmienia się zwycięzca i warto to powiedzieć wprost.

Jeżeli sprzedają dwie osoby, baza ma poniżej tysiąca kontaktów, ścieżka sprzedaży jest jedna, a mailing idzie osobnym narzędziem, pierwsze miejsce należy do HubSpota. Jego plan darmowy kosztuje zero i mieści całą tę pracę, więc płacenie za Pipedrive byłoby wtedy kupowaniem zapasu.

Jeżeli masz w firmie osobę, która lubi ustawiać narzędzia, i zależy ci na jednym dostawcy dla sprzedaży, fakturowania i zgłoszeń, pierwsze miejsce należy do Zoho. Za cenę planu Standard dostajesz zakres, którego dwaj pozostali w tej cenie nie mają.

Jeżeli sprzedaż nie układa się w liniowe etapy, żaden z tych trzech systemów nie jest odpowiedzią i lepiej wrócić do rozpisania własnego procesu.

Czego ten ranking nie obejmuje

Nie ma tu systemów utrzymywanych na własnym serwerze. Dla firmy bez informatyka to zły pierwszy wybór, bo dokłada aktualizacje, kopie zapasowe i łatanie do listy obowiązków właściciela.

Nie ma tu jednej punktacji redakcji, według której ustawialiśmy pozycje. Kolejność bierze się z trzech kryteriów opisanych na wejściu, nie z ocen użytkowników. Przy Pipedrivie podajemy 4,3 na 5 i jest to nasza średnia ważona z trzech serwisów, policzona w recenzji tego systemu i tam rozpisana na składniki wraz z liczbą opinii i datą odczytu. Przy HubSpocie i Zoho takiego przeliczenia nie robiliśmy, więc widzisz liczby wprost z serwisów. Dlatego tych ocen nie sprowadzamy do wspólnej skali między pozycjami: Capterra, G2 i Trustpilot mierzą różne produkty tej samej marki, podają liczby opinii z różną dokładnością, a jedna z trzech liczb jest przeliczeniem, nie odczytem. Metodę zestawień redakcji opisaliśmy osobno w tekście o zasadach naszych porównań.

Nie ma tu również linków do stron producentów. Ranking ma prowadzić do decyzji, a nie do koszyka.

Jak sprawdzić tę kolejność u siebie?

Przenieś to zestawienie na własne dane, zanim wybierzesz. Rozpisz drogę od zapytania do podpisu, tak jak wygląda w twojej firmie - jak to zrobić, opisaliśmy w tekście o tym, jak wybrać CRM przed pierwszą licencją, a same etapy i warunki przejścia w materiale o budowie pipeline'u sprzedażowego.

Potem odegraj na próbnym koncie ten sam scenariusz w każdym z trzech systemów. Wpisz jednego klienta dwa razy z dwoma numerami i sprawdź, czy system zauważy duplikat. Zapisz szansę sprzedaży bez zaplanowanej czynności i zobacz, czy system się o nią upomni. Zbuduj raport łączący kontakt, firmę i wynik sprzedaży. Na koniec zamów eksport i otwórz plik.

Ostatni punkt rozstrzyga najwięcej, a zajmuje kwadrans. Płaski plik z nazwiskami i telefonami znaczy, że przeprowadzka do innego systemu będzie ręczną pracą kilku osób przez kilka dni.

Pytania o wybór CRM dla małej firmy

Który CRM jest najtańszy dla dwuosobowej firmy?

HubSpot CRM, bo jego plan darmowy mieści dwie osoby z prawem edycji, 1000 kontaktów i jeden lejek transakcji, więc rachunek wynosi zero. Zoho CRM daje darmowy plan na trzech użytkowników i jest odpowiedzią przy trzeciej osobie. Pipedrive darmowego planu nie ma, zaczyna się od 14 EUR za stanowisko miesięcznie.

Ile kosztuje CRM w drugim roku?

Tyle, ile pełna stawka za wszystkie płatne stanowiska, bez promocji z pierwszego roku. Sześć stanowisk na planie Pipedrive Growth to 2808 EUR rocznie, na planie HubSpot Professional 6480 dolarów plus opłata wdrożeniowa 1500 dolarów w pierwszym roku, a na Zoho Professional od 1440 do 1656 EUR. Licz osoby z prawem edycji, nie samych handlowców.

Czy darmowy plan CRM wystarczy małej firmie?

Wystarczy, dopóki mieścisz się w limitach i znasz je przed importem danych. Granicą w HubSpocie jest tysiąc kontaktów, dwie osoby z prawem edycji i jeden lejek transakcji. W Zoho granicą jest czwarty użytkownik i moment, w którym potrzebujesz reguł procesu z płatnej edycji. Po przekroczeniu limitu nie wybierasz już systemu, tylko płacisz za wyjście z niego.

Po czym poznać, że wybrany CRM jest zły dla mojej firmy?

Po tym, że pierwsza sprzedaż w systemie wymaga pomocy z zewnątrz albo że funkcja z twojego scenariusza leży o plan wyżej. Przejdź listę swoich wymagań przed zakupem i przy każdym zanotuj plan, w którym siedzi. To zestawienie robi się raz i chroni przed przeprowadzką całego zespołu na wyższy plan w trzecim miesiącu.

Czy dane z CRM da się przenieść do innego systemu?

Dane są twoje, ale format eksportu decyduje o tym, ile z nich przeniesiesz. Pipedrive wydaje pliki XLSX i CSV, z linkiem ważnym 28 dni, przy czym notatki i aktywności zamawia się osobno od szans sprzedaży. Zoho eksportuje moduł po module, do 200000 rekordów w CSV albo 50000 w XLSX na jeden moduł, i trzyma link 7 dni; załączniki wychodzą osobną kopią zapasową. Dla HubSpota nie mamy takich liczb - w materiałach, na których opieramy recenzję, limit rekordów i termin ważności pliku nie padają, więc ten eksport ocenisz dopiero po jego zamówieniu. Sprawdź to wszędzie na próbnym koncie, nie w dniu rezygnacji.

<script type="application/ld+json"> { "@context": "https://schema.org", "@type": "ItemList", "name": "CRM dla malej firmy - ranking redakcji smashinglabs.pl", "description": "Trzy systemy CRM uszeregowane wedlug kosztu szesciu stanowisk w drugim roku, drogi do pierwszej sprzedazy w systemie i warunkow eksportu danych. Stan cennikow i ocen na 14 sierpnia 2026.", "itemListOrder": "https://schema.org/ItemListOrderAscending", "numberOfItems": 3, "itemListElement": [ { "@type": "ListItem", "position": 1, "name": "Pipedrive", "url": "https://smashinglabs.pl/recenzje/pipedrive", "item": { "@type": "SoftwareApplication", "name": "Pipedrive", "applicationCategory": "BusinessApplication", "operatingSystem": "Web, Android, iOS" } }, { "@type": "ListItem", "position": 2, "name": "HubSpot CRM", "url": "https://smashinglabs.pl/recenzje/hubspot-crm", "item": { "@type": "SoftwareApplication", "name": "HubSpot CRM", "applicationCategory": "BusinessApplication", "operatingSystem": "Web, Android, iOS" } }, { "@type": "ListItem", "position": 3, "name": "Zoho CRM", "url": "https://smashinglabs.pl/recenzje/zoho-crm", "item": { "@type": "SoftwareApplication", "name": "Zoho CRM", "applicationCategory": "BusinessApplication", "operatingSystem": "Web, Android, iOS" } } ] } </script>